标题: Word XP技巧100 [打印本页] 作者: suncon 时间: 2004-1-26 09:48 标题: Word XP技巧100 Word XP技巧100
一、文档操作技巧
1.快速开闭任务窗格
Word XP任务窗格通常采用以下两种方法打开：一是选中“视图”菜单下的“任务窗格”。二是用鼠标右键单击工具栏，选中快捷菜单中的“任务窗格”。如果您经常使用任务窗格，可以给它指定一个快捷键，从而提高其操作速度，具体做法是：单击Word XP“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的任意一个选项卡。单击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框。选中对话框左边“命令”列表中的“编辑”，在右边找到名为“ViewTaskPane”的命令。用鼠标单击“请按新快捷键”框，根据需要按键盘上的键或其组合(如Alt+M)。完成后单击对话框中的“指定”按钮，再将打开的对话框全部关闭。此后按设置好的快捷键(如Alt+M)，Word XP任务窗格即可快速打开，再按一次即可将其关闭。
2.快速选中多处文本
Word XP增加了选中多处文本的两种方法：一是可以选中具有相同格式的多处文本，操作方法是打开“样式和格式”任务窗格，选中作为样本的文字。任务窗格的“所选文字的格式”下即可显示当前文本的格式，鼠标将其选中后其右边显示一个下拉按钮。用它打开菜单单击其中的“选择所有XX实例”，则文档中应用这种格式的文本均被选中。也可以用鼠标右键单击所选中的文本，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命令，则文档中使用该格式的文本全部被选中。二是可以选中具有相同内容的多处文本，它的操作方法是：选中作为内容样本的文字，按Ctrl+C将其放入剪贴板。单击“编辑”菜单中的“查找”命令打开对话框，选中“查找”选项卡中的“突出显示所有在该范围找到的项目”。然后用鼠标单击“查找内容”框，按Ctrl+V将内容样本放入其中。单击“查找全部”按钮，选项卡中显示“找到XX个与此条件匹配的项”(XX是数字)，并将所有符合条件的内容选中。
3.字数统计
Word XP中新增了一个“字数统计”工具栏，它可以快速统计出文档中的字符、行、页、段落等的数目。如果您需要控制文档的长度，它可以为您提供很多帮助。打开“字数统计”工具栏的方法是：鼠标右键单击工具栏，选择快捷菜单中的“字数统计”即可。
4.快速关闭Word XP
如果您用Word XP打开了多个文档，一旦有急事需要离开，逐个关闭文档就显得非常麻烦。此时您可以采用以下技巧快速关闭Word XP：如果您的文档全部在任务栏显示，可以按住Shift键单击“文件”菜单中的“退出”命令，则打开的全部文档连同Word会全部关闭。就是说按住Shift键以后，“文件”菜单中的“退出”命令变成了“全部退出”命令。
5.恢复Word XP
Word XP能在发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体操作方法是：如果正在使用的Word XP停止响应，应该立即打开“开始→程序→Microsoft Office 工具”菜单，单击其中的“Microsoft Office应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的Word XP，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击“结束应用程序”按钮。
9.快速发送文档
Word XP的“常用”工具栏均带有一个“电子邮件”按钮(其他组件也有)。单击它可以在当前窗口显示“发送副本”工具栏，其界面与Outlook Express很相似，您只要输入收件人的E-mail地址和主题等，就可以将当前文档作为E-mail正文发送，单击“附件”按钮还可以添加更多的文件。
12.全部保存文件
Word XP提供了保存全部文件的功能，使用方法是：按住Shift 键打开“文件”菜单，其中会出现一个“全部保存”命令，单击它将保存所有打开的文档和模板。如果某个打开的文档从未保存过，则会弹出“另存为”对话框，供用户输入文件名后保存。
13.双击窗口元素
Word XP窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标尺和状态栏等。您可能没有想到，鼠标双击它们能执行许多操作：双击Word水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面设置”对话框；双击水平标尺两端的某个缩进标记，可以打开“段落”对话框；如果您在水平标尺上设定了制表符，只要用鼠标双击它，就可以打开“制表位”对话框；鼠标双击状态栏上的任意位置，可以打开“查找和替换”对话框，执行“查找”、“替换”和“定位”操作；鼠标双击工具栏右端的空白处，可以打开“自定义”对话框，供您调整工具栏或增减其中的按钮。
2.中外文字互译
Word XP的翻译功能有了很大的进步，不仅提供了更加方便的“翻译”任务窗格，而且翻译词语的准确大大提高，并且能通过Web进行翻译。以英文翻译成中文为例，您只要打开“翻译”任务窗格。选中“翻译内容”下的“当前选择范围”，再打开“词典”选择“英语(美国)到中文(中国)”，最后单击“浏览”按钮，就可以在结果列表框中看到所有词义。选中其中比较合适的翻译结果，单击“替换”按钮，就可以文档中的中文替换为英文。
3.输入注音汉字
Word XP在微软拼音输入法2.0及更高版本的配合下，可以为30个以内的汉字加注带声调的拼音，它的操作方法是：选中需要加注拼音的汉字(可以多选，但是只能给前30个汉字加注拼音)，单击“格式→中文版式”子菜单下的“拼音指南”命令，打开对话框以后即可在“预览”框中看到已注音的汉字。
8.插入文档水印
Word XP可以在文档中插入图片或文字两种水印，您只要单击“格式→背景”子菜单下的“水印”命令，就可以在对话框中执行添加水印的操作。如果您要将一幅图片作为水印插入，可以选中对话框内的“图片水印”项，根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”。然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”即可。如果您要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本。再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到水印效果。
13.返回编辑位置
Word XP能跟踪输入或编辑过程中的最后三个插入点。要回到前次的编辑位置，可按Shift+F5组合键。连续按该组合键，可使光标在最后编辑过的四个插入点之间循环。
14.取消自动编号
Word XP的项目符号或自动编号功能非常有用，但用户不是任何时候都需要这一功能，令这一功能失效又会带来不便。暂时取消项目符号或自动编号的方法很简单，您只要在新的一行开始前按下Shift键回车即可。以后只要不按Shift键回车，项目符号或自动编号就会重新出现。或者连续敲两次回车，Word XP就会知道您不需要项目符号或自动编号，从而取消新行前的项目符号或自动编号。
3.创建分栏页码
Word XP文档分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字。但程序仍然将文档视为一页，使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文字设置页码。如果您需要给两分栏文字的页脚(或页眉)各插入一个页码，产生诸如8开纸上的两个16开页面的效果。可以按以下方法操作：单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令，而后切换至第一页的页脚(或页眉)。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}＊2－1}页”，在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}＊2}页”。输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符，完成后分别选中“{={PAGE}＊2－1}”和“{={PAGE}＊2}”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”，即可显示每页左右两栏的正确页码。
12.快速查看格式
Word XP文档的格式查看非常方便，只要您将“显示格式”任务窗格打开，再用鼠标单击要查看格式的某个段落，窗格中就会显示当前段落使用的各种格式。您也可以单击“帮助”菜单下的“这是什么？”命令(或按Shift+F1)，使光标带上了一个大问号。用它单击待查看格式的某个段落，“显示格式”窗格会自动打开，提供当前段落格式的所有信息。
作者: suncon 时间: 2004-1-26 09:50 标题: Word XP技巧100 五、表格和图形技巧
1.表格对齐
Word XP表格可以像文字那样设置页面对齐效果，从而给排版带来了极大的方便。设置对齐的方法是：在表格的任意位置单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，选中“对齐方式”下您需要的选项。如果要设置左对齐表格的缩进量，可在“左缩进”框中输入或选择适当的数值。如果将整个表格选中，还可以使用“居中”、“右对齐”等按钮，像对齐文字那样对齐表格。
2.表格移动
Word XP表格的移动非常方便，您只要将光标停留在表格内部。当表格移动控点出现在表格左上角后，将鼠标移到控点上方。片刻后鼠标指针即可变成四向箭头光标，您就可以将表格拖动到页面的任意位置。
4.文字环绕表格
Word XP可以让文字以任意方式环绕表格，而无须使用文本框。实现的方法是：在表格的任意位置单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，单击“文字环绕”下的“环绕”即可。如果您是用手工方法在文档中绘制的表格，可以在绘制表格之前按下Ctrl 键，这样得到的表格就有文字环绕效果。
5.表格文本缩进
Word XP表格中的Tab键用于“跳格”，按Tab键光标会跳到下一个单元格，不能实现文本的缩进。如果您想让表格中的文本缩进，可以按Ctrl+Tab组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进。
6.表格排序
Word XP表格的排序功能进一步增强，可以像Excel那样以多个关键字为依据进行排序。关键字的类型可以是笔划、数字、日期和拼音，且每一关键字均可单独设置排序方式。具体操作方法是：将光标放入排序关键字所在的单元格，单击“表格”菜单下的“排序”命令，就可以在对话框的“类型”下拉列表中选择排序方式了。
7.反复使用绘图工具
Word XP的绘图工具只能使用一次，如果您想反复使用某一绘图工具，可双击这个绘图工具按钮。当您不再使用这个工具时，可以用鼠标单击该按钮或按ESC键。如果需要换用另一个绘图工具，可以直接单击或双击将要使用的按钮。
9.使用绘图画布
Word XP以前版本的绘图工具存在一个较大的缺点：一旦图形绘制完毕，您很难对其中的某个部分进行修改，只能进行比例缩放、左右移动等操作。Word XP新增的“绘图画布”可以解决上述问题，它实际上是文档中的一个特殊区域。用户可以在其中绘制多个图形，其意义相当于一个“图形容器”。因为形状包含在绘图画布内，画布中所有对象就有了一个绝对的位置，这样它们可作为一个整体移动和调整大小，还能避免文本中断或分页时出现的图形异常。
4.定制“打开”对话框
Office XP的“打开Office文档”(包括“打开”、“另存为”等)对话框预置了若干按钮，它们可以快速打开“我的文档”、“收藏夹”等对象。不过您可能想不到，这些按钮是可以定制的。具体操作方法是：运行注册表编辑器，选中“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces”主键，单击“编辑→新建”子菜单下的“主键”命令，建立一个名为“Place1”(再增加的主键应依次命名为Place2、Place3等)的主键。接着选中“Place1”，单击“编辑→新建”菜单下的“字符串值”命令，在Place1下面建立一个名为“Name”的字符串值。将其选中后单击“编辑”菜单下的“修改”命令，在对话框的“数值数据”栏中输入按钮的名称(如“WPS文件”)，该名称即可显示在“打开Office文档”等对话框中。再用相同方法新建一个名为“Path”的字符串值，将它的“数值数据”修改为操作对象的路径，如“d:\ My Documents”。最后在“Place1”下建立一个名为“SortAscending”的“DWOR值”，用“编辑”菜单下的“修改”命令将它的“数值数据”设定为“十六进制”的“1”。此后，您只要单击“打开Office文档”对话框中的“WPS文件”按钮，“d:\ My Documents”文件夹就会被打开，给